Guide: Fem gode råd til din pressemeddelelse

PR

Hvad skal du være opmærksom på, når du skriver eller vurderer en pressemeddelelse fra dit PR-bureau? Det kræver forberedelse og viden at udarbejde en god pressemeddelelse. Hvordan og hvorhen sender du en pressemeddelelse? Skal der et billede med? Hvordan skal din vinkel være? Og dit sprog? Der er et hav – aarh, måske bare en sø – af spørgsmål, der melder sig. Vi har samlet fem råd, der sender din pressemeddelelse sikkert i havn.

1. Definer din målgruppe – og overvej, om der er en journalist eller et medie, der matcher

Når du skriver en pressemeddelelse, så definer, hvem den er målrettet til. Det gør det nemmere at skrive pressemeddelelsen eller at vurdere dit PR-bureaus arbejde. Du kan definere din målgruppe på flere måder, men her er et par eksempler:

  • Vil du gerne nå en specifik aldersgruppe? .
  • Vil du gerne nå ud til et specifikt område? Fx borgerne i Køge eller borgerne på Nørrebro?
  • Vil du gerne nå ud til nogen med en speciel interesse? Fx nogen som interesserer sig for mad eller rejser, nybagte mødre eller nogle helt fjerde?

Dit valg af målgruppe afgør, hvilke medier og journalister, der er relevante aftagere af din pressemeddelelse. Er din målgruppe unge i København, så skal du ikke sende til Jyllandsposten og Kristelig Dagblad. Det er spild af både journalisters og din tid.

2. Vær opmærksom på dit sprog

Når du skriver din pressemeddelelse, eller vurderer dit PR-bureaus arbejde, så hav både din målgruppe og dine ønskemedier for øje. Skriver du til en ældre eller en yngre målgruppe? Skriver du til fagfolk? Variér dit sprog og ordvalg, så du rammer målgruppen bedst muligt. Et eksempel: ’Nedsat lungefunktion’ eller ’svært ved at trække vejret’. Det betyder det samme, men den første version er egnet til Dagens Medicin, den anden til Jyske Vestkysten og Sjællandske.

3. Skriv efter nyhedstrekanten – og hav de fem nyhedskriterier in mente

Skriv din pressemeddelelse efter nyhedstrekanten. Kort sagt, så skriver du din konklusion eller dit hovedbudskab først. Det er som regel din overskrift og underrubrik. Her fortæller du, hvad journalisten kan læse om i din tekst.

Herefter uddyber du dit hovedbudskab og krydrer med baggrundsviden. Det kan være mere information om hvorfor et produkt egentlig lanceres, en trend som er relevant, uddybelse af en undersøgelse eller det kan handle om, hvorfor et brand er afsender på en bestemt oplevelse.

En pressemeddelelse skal også ramme et eller flere af de fem nyhedskriterier. Det er en god idé at spørge dit PR-bureau, hvilket nyhedskriterie, de har optimeret din pressemeddelelse efter. Nyhedskriterierne er:

  • Væsentlighed
  • Aktualitet
  • Identifikation
  • Sensation
  • Konflikt

Du kan læse mere om de fem nyhedskriterier her.

4. Send mindst ét pressebillede sammen med din pressemeddelelse

Når du sender en pressemeddelelse, så send et eller flere billeder med. Du øger chancen for, at mediet vælger at arbejde videre med din pressemeddelelse, når de ikke selv skal finde et billede. Og du præger i høj grad det indtryk en journalist og en læser får.

Pressebilleder skal selvfølgelig illustrere, hvad pressemeddelelsen handler om. En generel huskeregel er, at det er godt at sende vandrette eller horisontale billeder med. De er smarte, fordi de ’tvinger’ mediet til at bruge mere spalteplads på lige netop din artikel!

5. Valg af medie(r) og udsendelse af pressemeddelelser

Det er altid en god idé at undersøge, om der er flere medier, som kunne være relevante for dig at sende din pressemeddelelse til. Vil du fx sende en pressemeddelelse, som har relevans for borgerne i Køge, så har du måske tænkt dig at sende den til Dagbladet Køge. Men Køge har også medierne Lørdagsavisen Køge, Dit Køge, Radio Køge og Køge Onsdag. Du kan vælge at sende til dem alle eller måske ved du, at din historie passer bedst til radio – måske fordi den lægger op til debat? Overvej nøje, hvem du sender til – det giver bedre resultater. Og dit PR-bureau kan vejlede dig om medievalg.

Når du skal sende pressemeddelelsen afsted, så husk:

  • Formuler en pitch-mail – fortæl mediet/journalisten, hvorfor lige netop din pressemeddelelse er relevant for mediet og dets brugere.
  • Vedhæft billede(r) i god opløsning.
  • Vedhæft pressemeddelelsen i et Word-dokument.
  • Sørg for at skrive tydeligt hvem journalister skal kontakte og hvor, hvis der er spørgsmål.
  • Timing. Skal din pressemeddelelse sendes ud inden en begivenhed/produktlancering/deadline? Det er dit eller dit PR-bureaus ansvar, at give mediet tid til at læse din pressemeddelelse og planlægge hvornår og hvor meget fra din pressemeddelelse, de ønsker at arbejde videre med.

Nu er du klædt godt på til at skrive og sende din pressemeddelelse, og til at vurdere det, du modtager fra dit PR-Bureau. Held og lykke med det!